Het kan je bijna niet ontgaan zijn. Op 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking getreden. Iedereen is inmiddels zo ongeveer bedolven onder e-mailberichten over updates omtrent privacybeleid. AVG stelt nog striktere eisen aan de wijze waarop organisaties met persoonsgegevens om gaan, dan in het verleden al golden.

 

De AVG is voor SC Valburg nog een keer reden geweest om kritisch te kijken naar de persoonsgegevens die we in bezit hebben en hoe we er mee om gaan. Strikt genomen moet SC Valburg toestemming hebben voor het verwerken van persoonsgegevens, tenzij de verwerking noodzakelijk is voor het doel waarvoor de vereniging over de gegevens beschikt.

 

Simpel gezegd: daar waar het nodig is voor het voetballen, de contributie-inning en het informeren van leden mogen persoonsgegevens verwerkt worden.

 

Voor alle andere doeleinden is toestemming van het betreffende lid (of diens ouders) nodig. Dan hebben we het dus bijvoorbeeld over het plaatsen van (team)foto’s. Toestemming daarvoor moet expliciet gegeven worden door ieder lid.

 

SC Valburg maakt gebruik van de software van Sportlink Club. In de AVG-wetgeving wordt veel gesproken over de verwerkers- of bewerkersovereenkomst. In feite zijn dat de afspraken tussen SC Valburg en Sportlink over op welke wijze zij met de persoonsgegevens van verenigingen omgaan. Sportlink heeft alle AVG-aspecten van deze overeenkomst opgenomen in haar voorwaarden voor verenigingen. Die voorwaarden zijn AVG-proof.

 

SC Valburg slaat de gegevens die verstrekt worden bij inschrijving op in Sportlink. De ledenadministratie kan gegevens in Sportlink Club toevoegen, veranderen en verwijderen. De penningmeester heeft toegang tot deze gegevens in verband met de contributie-inning. De secretaris en voorzitter hebben toegang tot de e-mailadressen in verband met het versturen van mailings, zoals de uitnodigingen voor de ledenvergaderingen. Tot slot hebben enkele commissieleden, zoals de wedstrijdsecretaris, toegang in verband met het indelen van de leden in teams. Anderen hebben geen toegang. SC Valburg verstrekt geen gegevens aan derden, zoals bijvoorbeeld sponsoren, andere verenigingen of bonden. Met uitzondering van de KNVB.

 

Op deze website staan ook persoonsgegevens. Zoals de namen van vrijwilliger en spelers. Maar ook foto’s. Dit zijn persoonsgegevens die alleen op de website geplaatst mogen worden als daar uitdrukkelijk toestemming voor gegeven is. Toestemming vragen door bijvoorbeeld de leden aan te schrijven middels de vraag:  “als u niet reageert gaan we er van uit dat u toestemming heeft gegeven” is niet toegestaan. Dat verbiedt de AVG nadrukkelijk. Het is voor ons niet mogelijk om dit op korte termijn anders te organiseren. Daar gaat simpelweg te veel tijd en energie in zitten en die is eenvoudigweg niet beschikbaar.

 

Daarom heeft SC Valburg voor dit moment besloten om de persoonsgegevens op de website tot een minimum te bepreken. We bekijken op dit moment op welke wijze we hier mee om willen gaan in de toekomst. Dit kan betekenen dat op termijn deze gegevens niet langer op de website kunnen worden vermeld en alle persoonlijke informatie te zijner tijd van de website gehaald wordt.

 

Posted by Paul Mekking Wednesday, May 30, 2018 11:22 AM Categories: Evenement Mededeling Nieuws